Cara Meminta Surat Keterangan Penerimaan (LoA) ke Editor: Contoh & Etika
Status naskah Anda di OJS sudah berubah menjadi Accepted Submission atau In Review dengan komentar positif, namun Anda belum juga menerima dokumen fisik LoA (Letter of Acceptance). Padahal, bagian administrasi kampus sudah mendesak Anda untuk segera mengumpulkan bukti penerimaan jurnal sebagai syarat pendaftaran sidang atau wisuda. Jangan panik dan jangan emosi. Seringkali, editor jurnal hanyalah manusia biasa yang lupa atau terlalu sibuk mengurus ratusan naskah. Anda berhak menagih hak Anda, asalkan caranya benar. Artikel ini akan memandu Anda secara aktif tentang cara meminta surat keterangan penerimaan (LoA) ke editor dengan etika yang baik agar permohonan Anda segera dipenuhi.
Kapan Waktu yang Tepat untuk Meminta LoA?
Jangan asal tagih. Pastikan Anda meminta di waktu yang tepat:
- Setelah Status “Accepted”: Jika status di OJS sudah hijau (Accepted), Anda berhak meminta LoA hari itu juga.
- Setelah Revisi Selesai: Jika Anda baru saja mengirimkan revisi dan reviewer sudah menyetujuinya.
- Saat Deadline Mendesak: Jika status masih Review tapi deadline wisuda tinggal seminggu, Anda boleh menanyakan kemungkinan penerbitan LoA bersyarat.
- Pastikan LoA tersebut nantinya valid. Pahami kekuatan hukumnya di [Apakah Cukup Hanya LoA Sinta 5 untuk Daftar Wisuda?].
Langkah 1: Periksa Sistem OJS Terlebih Dahulu
Sebelum menghubungi editor, cek dulu sistemnya. Beberapa jurnal canggih mengirimkan LoA secara otomatis.
- Cek Email: Periksa folder Spam atau Inbox email yang Anda gunakan saat daftar. Cari subjek “Editor Decision” atau “Letter of Acceptance”.
- Cek Akun OJS: Login ke akun Anda, lihat di bagian Review atau Editing. Terkadang file LoA diunggah editor di sana tanpa notifikasi.
- Belum paham cara cek status di OJS? Ikuti alurnya di [Cara Submit Artikel ke Jurnal OJS (Non Sinta)].
Langkah 2: Hubungi Editor (Gunakan Template Ini)
Jika di sistem tidak ada, segera hubungi editor melalui WhatsApp (lebih cepat) atau Email (lebih formal). Gunakan bahasa yang sopan dan to-the-point.
Contoh Pesan WhatsApp (Sopan & Efektif):
“Assalamualaikum/Selamat Pagi, Yth. Admin/Editor Jurnal [Nama Jurnal].
Perkenalkan saya [Nama Anda], penulis artikel dengan Judul: “[Judul Artikel Anda]” yang sudah saya submit pada tanggal [Tanggal Submit].
Berdasarkan status di OJS, naskah saya sudah [Sebutkan Status: misal Accepted/Revisi]. Mohon izin bertanya, apakah saya bisa memohon dokumen Letter of Acceptance (LoA) saat ini? Dokumen tersebut sangat saya butuhkan untuk syarat pendaftaran sidang skripsi minggu depan.
Saya siap menyelesaikan administrasi pembayaran jika diperlukan. Terima kasih atas bantuannya.”
Kunci Komunikasi:
- Sebutkan Judul dan ID Naskah (jika ada) agar editor mudah melacak.
- Jelaskan Urgensi (syarat sidang/wisuda) agar editor memprioritaskan Anda.
Langkah 3: Lakukan Pembayaran (Jika Diminta)
Banyak jurnal (terutama Sinta 3-5 dan Non Sinta) baru akan mengeluarkan LoA setelah penulis melunasi Biaya Publikasi (Article Processing Charge).
- Aksi: Jika editor membalas dengan mengirimkan invoice, segera transfer dan kirim bukti bayarnya. Biasanya LoA akan dikirim dalam hitungan jam setelah konfirmasi bayar.
- Hati-hati, pastikan biaya yang ditagih wajar. Cek standar harganya di [Biaya Publikasi Jurnal Nasional Ber-ISSN (Non Sinta)].
Bagaimana Jika Editor Tidak Merespon?
Sudah kirim pesan tapi centang satu atau tidak dibalas berhari-hari?
- Cari Kontak Lain: Cek website jurnal, cari nomor kontak Support Contact atau Principal Contact yang berbeda.
- Email Formal: Kirim email resmi ke alamat email jurnal. Email biasanya dibuka oleh tim administrasi yang berbeda dengan pemegang WA.
- Investigasi Keaktifan: Jangan-jangan jurnalnya sudah tidak beroperasi.
- Lakukan deteksi dini tanda-tanda jurnal mati di [Cara Mengetahui Jurnal Masih Aktif atau Tidak (Non Sinta)].
Tips Tambahan: Minta LoA Jalur Cepat
Jika status naskah Anda masih “menggantung” tapi Anda butuh LoA segera, tanyakan layanan Fast Track. Dengan layanan ini, editor akan mempercepat proses review sehingga keputusan (dan LoA) bisa keluar dalam waktu singkat (3-7 hari).
Ini solusi paling realistis saat kepepet. Pelajari caranya di [Cara Mendapatkan LoA Jurnal Sinta 5 dalam 1 Minggu].
Referensi Etika Publikasi
Pelajari etika komunikasi akademik agar pesan Anda tidak dianggap mengganggu:
- [COPE – Authorship and Contributorship]: Panduan etika penulis dalam berinteraksi dengan jurnal.
- [Academic Phrasebank – Email Communication]: Contoh frasa bahasa Inggris formal untuk menghubungi editor (jika jurnal internasional).
KESIMPULAN
Meminta Surat Keterangan Penerimaan (LoA) ke editor adalah hak Anda sebagai penulis, asalkan kewajiban (revisi dan administrasi) sudah Anda penuhi. Jangan ragu untuk “menjemput bola”. Editor jurnal yang baik pasti akan membantu mahasiswanya yang sedang berjuang lulus. Kirim pesan Anda sekarang dengan template di atas, dan amankan tiket kelulusan Anda!
LoA sudah di tangan? Selamat! Jangan lupa simpan file-nya baik-baik dan segera daftarkan ke sistem wisuda kampus. Jika Anda punya naskah lain yang ingin dipublikasikan, cari target jurnal berikutnya di [Daftar Jurnal Sinta 5 Terbitan Bulan Depan].
Pustaka Publisher juga menyediakan jasa produk lainya seperti jurnal international scopus, Haki, Jasa translate, Cek Plagiasi turnitin, pembuatan artikel dan PTAMJ.
Bagi kamu yang tertarik dengan penawaran kami, bisa langsung konsultasi melalui Whatsapp di bawah ini dan dapatkan promo Bulan ini!
Baca Juga, Selengkapnya👇